La pantalla principal presenta una estructura de explorador que muestra los documentos agrupados.
Las carpetas de la parte izquierda son los grupos, que pueden representar departamentos, áreas o cualquier división de la compañía. La parte derecha muestra los documentos que pertenecen al grupo seleccionado. La gestión de los grupos es realizada directamente en esta pantalla por usuarios con rol Admin o usuarios con permisos de administración de grupo.
Al hacer clic secundario encima de un grupo se muestra el menú contextual con las acciones que se pueden realizar para un grupo.
- Nuevo: Crea un nuevo grupo como hijo del grupo seleccionado.
- Mover a...: Mueve un grupo como descendiente de otro.
- Propiedades: Abre las propiedades del grupo seleccionado.
- Eliminar: Elimina el grupo seleccionado.
Propiedades de grupos
En la ventana de propiedades se muestra la información general de grupo, así como los permisos de los roles asociados al grupo.
Pestaña General
- Nombre: Nombre del grupo.
- Email: Dirección email asociada al grupo para enviar copias de avisos.
- Prefijo: Prefijo del grupo. Se utiliza para generar códigos automáticos para las distintas entidades del sistema que se asocian a los grupos.
- Descripción: Descripción del grupo.
Pestaña Ruta de aprobación
Permite definir la ruta de aprobación asociada al grupo.
La ruta de aprobación se compone varios revisores y de un aprobador final. Cuando se sube una nueva versión de un documento los usuarios revisores y de aprobación final deben aceptarlo antes que se libere para el resto de los usuarios.
Para agregar un usuario a la ruta de aprobación
- Haga clic en Nuevo.
- Haga clic en la celda del Usuario. Al desplegarse la lista de usuarios seleccione el nombre.
- Haga clic en la celda Función. Al desplegarse la lista de funcione seleccione Revisión o Aprobación final.
- Haga clic en la celda Días. Seleccione la cantidad de días que tendrá el usuario para revisar el documento.
- Haga clic en Guardar.
La opción Aplicar a documentos permite aplicar la misma ruta de aprobación a todos los documentos que estén en ese grupo.
Se pueden usar dos tipos de revisión: En serie o En paralelo. Ver sección de Funcionamiento para más detalles. Puede seleccionar el tipo de revisión en la parte inferior izquierda de la ventana.
Pestaña Permisos
Permite asignarle los permisos a cada uno de los roles sobre la información relacionada con el grupo.
Para ver la descripción de los permisos ver la sección Permisos.
Funcionalidades generales
Para agregar un grupo
- Haga clic secundario sobre el grupo al que se desea agregar como subgrupo.
- Haga clic en Nuevo. Se abre la ventana Grupo.
- Introduzca las propiedades del grupo.
- Haga clic en Guardar.
Para modificar o consultar un grupo
- Haga clic secundario sobre el grupo.
- Haga clic en Propiedades. Se abre la ventana Grupo.
- Modifique las propiedades.
- Haga clic en Guardar.
Para mover un grupo
- Haga clic secundario sobre el grupo.
- Haga clic en Mover a...
- Seleccione el grupo a donde quiere mover.
- Haga clic en Aceptar.
Para eliminar un grupo
- Haga clic secundario sobre el grupo.
- Seleccione Eliminar. El sistema pregunta qué desea hacer con la información relacionada al grupo, por ejemplo: los problemas que pertenecen a ese grupo. Se muestran tres opciones:
- Transferir: Transfiere la información relacionada del grupo a otro grupo. Por ejemplo: si se elimina el grupo con nombre Generales y se quiere que los problemas que están en este grupo no se eliminen, sino que pasen al grupo Almacén, entonces se debe escoger transferir la información relacionada del Generales a Almacén.
- Eliminar: Elimina la información relacionada y no se podrá recuperar.
- Cancelar: Esta opción cancela la eliminación del grupo.
