En esta sección se configuran los parámetros generales de la aplicación.
- Tiempos:
- Cantidad de días para revisar un documento no vigente: Al llegar la fecha de vigencia un email es enviado al responsable del documento para que lo revise y actualice. Aquí se define la cantidad de días con los que cuenta el responsable antes que se convierta en un atraso.
- Cantidad de días para corregir un documento rechazado: Cuando se rechaza la nueva versión de un documento un email es enviado al usuario que subió la nueva versión para que la corrija y la suba nuevamente. Aquí se define la cantidad de días con los que cuenta el usuario antes que se convierta en un atraso.
- ¿Qué hace QDOC cuando un usuario quiere abrir un documento que se encuentra en revisión?: Esta opción indica la acción que la aplicación debe realizar cuando se abre un documento en revisión.
- Visor de documentos: Permite seleccionar si se utilizará o no el visor interno de QDOC para visualizar los documentos.
- Opciones:
- Carga masiva: Permite cargar un grupo de archivos hacia el sistema.
- Descarga masiva: Permite descargar un grupo de documentos.
- Reemplazo masivo: Permite reemplazar una frase por otra en un grupo de documentos. Está opción solo aplica a los documentos cuyos originales son documentos de Microsoft Office.
- Reporte:
- Estado de archivos: Muestra un reporte con el estado de los archivos de los documentos, indicando cuáles documentos tienen y cuáles no tienen archivos asociados.
- Indexar el contenido de los documentos: Esta opción indica que el contenido de los documentos se indexará para soportar la búsqueda en contenido dentro de la aplicación. Esto implica que QDOC procesará el archivo subido para extraer su contenido, y así hacer posible la búsqueda de palabras y frases en dicho contenido. Si esta opción no está activada, el contenido de los documentos no se indexará y por lo tanto no aparecerán en la búsqueda en contenido. Los tipos de archivo que se puede indexar son los Microsoft Office Word (.docx), Microsoft Office Excel (.xlsx), Microsoft PowerPoint (.pptx) y los archivos texto (.txt, .xml).
- Rehacer índice: Esta opción elimina el índice de contenido de los documentos y lo vuelve a crear. Esta es una operación costosa y puede demorar varios minutos dependiendo de la cantidad de documentos y archivos.
- Eliminar índice: Esta opción elimina el índice de contenido de los documentos. Si el índice de contenido no está creado o está creado parcialmente la búsqueda en contenido puede arrojar resultados que no se corresponden con lo esperado.
- Permitir la búsqueda en el visor de documentos: Indica si la búsqueda de texto dentro del visor de documentos está activada.
- Usar la ruta de los grupos como rutas de aprobación por defecto: Esta opción indica que si se utilizará la ruta de aprobación del grupo si en el momento de subir una nueva versión de un documento, este no tiene ruta definida.
- Enviar recordatorios para: Estas opciones indican si se enviarán recordatorios para los distintos tipos de atrasos.
- Ruta de aprobación por defecto: Define la ruta de aprobación por defecto para los nuevos documentos.
- Visualizar archivos Excel en su formato original: Visualiza los documentos cuyos archivo asociado sea Excel en su formato original, sin páginas.
- Mostrar marca de agua en el visor de documentos: Muestra la marca de agua que está definida para el documento en el visor de documentos.
- Rellenar los espacios en la numeración de los códigos automáticos: Indica si se rellenan los espacios en la numeración de los códigos automáticos.
- Versión inicial del documento: Define con qué número de versión inicia un documento nuevo.
- Permitir extensión de vigencia al: Establece qué usuario puede extender la vigencia de un documento.
- Regla de generación de código automático: Define la regla al momento de generar un código automático en los documentos.
Al finalizar los cambios haga clic en Guardar.
