QDOC ha sido diseñado con el objetivo de cumplir con las normas de calidad más exigentes de una manera sencilla y ágil.
La función principal de QDOC es la difusión de los documentos con ciertos niveles de seguridad. Para abrir un documento haga doble clic sobre el documento en la pantalla principal del sistema. Los documentos se encriptan en el servidor de manera que solo se pueden abrir a través de QDOC. El sistema garantiza que el usuario solamente pueda ver los documentos sobre los que tiene permiso de leer.
La revisión y aprobación de cambios en los documentos se realiza a través de un flujo de trabajo que se inicia con la subida de la nueva versión del documento al sistema. La nueva versión entra en la ruta de aprobación donde los revisores y el aprobador final revisan el archivo y determinan si se acepta o se rechaza. En caso de ser aceptada, se libera y queda visible para todos los usuarios con permiso de leer, a los cuales se les envía un correo electrónico avisando que hay una nueva versión disponible. Cada usuario deberá entrar a QDOC y confirmar que entendió los cambios. También se envían mensajes a los responsables de los documentos relacionados para que revisen si los cambios aprobados repercuten en sus documentos. Además, el responsable del documento recibe un mensaje para reemplazar las versiones anteriores de copias físicas o impresiones que se encuentren en la organización. En caso de ser rechazada se envía un aviso al usuario que subió la nueva versión para que la corrija y la vuelva a subir.
Figura 1. Flujo de subida de nuevas versiones en QDOC.
En la revisión en paralelo todos los revisores pueden revisar el documento al mismo tiempo, por lo que cuando la nueva versión de un documento es subida, QDOC envía mensajes a todos los revisores a la vez. Cuando todos hayan revisado se envía un correo electrónico al usuario con función de aprobación final en la ruta. Este usuario puede ver el resultado de cada una de las revisiones con sus comentarios. En este tipo de revisión el único que puede rechazar el documento es el usuario encargado de la aprobación final. Un revisor puede rechazar los cambios de un documento, sin embargo, QDOC no rechaza el cambio hasta que el usuario de aprobación final lo haga.
Figura 2. Flujo de revisión en paralelo.
En la revisión en serie el documento es revisado por un revisor a la vez. Cuando un revisor termina su revisión pasa al siguiente y así continúa hasta que llega al usuario de aprobación final. En este método puede que el documento no llegue al usuario de aprobación final. Si un revisor rechaza la nueva versión del documento se regresa a quien lo modificó sin continuar al siguiente usuario en la ruta de aprobación.
Figura 3. Flujo de revisión en serie.
Todos los mensajes de aviso se realizan a través de correo electrónico. Los revisores y el aprobador reciben estos mensajes de aviso cuando el documento espera por ellos. Una vez que se aprueba el documento se envían mensajes de aviso a los usuarios con permiso de leer sobre el documento, a los responsables de los documentos relacionados y a los usuarios responsables de copias físicas.
Cada etapa de la ruta de aprobación cuenta con cierto tiempo (configurable) para realizar su tarea. Si alguna de estas actividades no se realiza en el tiempo configurado, se incluyen en un reporte de atrasos que QDOC genera diariamente y envía por correo electrónico a una dirección de correo también configurable. Esta dirección puede ser la del gerente de calidad, del director o de alguna autoridad de la empresa interesada en conocer el funcionamiento del sistema de control de documentos. De esta manera la dirección está al tanto del funcionamiento de su sistema de calidad.
Por otra parte, los responsables de cada una de las tareas son advertidos del tiempo que tienen para ejecutarlas y son enterados que la dirección de la empresa está al tanto de los atrasos que se generen.
Con QDOC se puede saber en todo momento quién entró a leer cada documento y cuándo. De esta manera, se puede asegurar que los usuarios estén enterados de las nuevas modificaciones. Además, QDOC exige a cada usuario que confirme de recibido la notificación de nueva versión aprobada. En este proceso el usuario confirma si entendió los cambios realizados. En caso que no los haya entendido QDOC envía un mensaje al usuario que modificó el documento para que le explique de forma personalizada.