QACTION permite la personalización de los reportes. Todos los reportes se emiten en formato Microsoft Excel 2007 o superior, pero las plantillas se pueden modificar para emitir el reporte en el formato que se necesite. Estas plantillas se encuentran en la carpeta Templates donde quedó instalada la aplicación.
Para modificar una plantilla de reporte abra el archivo con Microsoft Excel 2007 o superior. Todas las plantillas contienen una hoja Design que define donde se escribe la información que se extrae de la base de datos. La base de datos está formada por tablas que contienen registros y cada registro está formado por campos que contienen los valores que se muestran los reportes. Al editar esta hoja se modifica el resultado de los reportes. Al momento de emitir un reporte, QACTION lee la hoja Design para llenar el resto de las hojas con la información de la base de datos.
Existen dos tipos de reportes:
Adicionalmente todas las plantillas de reportes tienen una hoja Fields, en la que se especifican los campos disponibles que se pueden usar en la hoja Design para conformar el reporte.
Este tipo de reporte está conformado por una lista de registros en forma de tabla con encabezados.
La hoja Design debe contener:
Si el reporte muestra varias listas con registros relacionados, se puede continuar luego de la palabra "End" en la columna E, de la misma forma que para la primera lista de registros relacionados.
Ejemplo: Reporte de quejas. Plantilla: tmpReportComplaints.xlsx.
Este tipo de reporte está formado por área libre donde estarán los campos del registro principal y una lista de registros en forma de tabla con encabezado. La hoja Design debe contener
Si el reporte muestra varias listas con registros relacionados, se puede continuar luego de la palabra "End" en la columna E, de la misma forma que para la primera lista de registros relacionados.
Si al modificar la hoja Design se desea incluir un campo personalizado, tener en cuenta que los nombres de los campos personalizados empiezan con el caracter '_', y que el nombre completo del campo se debe especificar con el formato {nombre de entidad}_{nombre del campo}. Por ejemplo, si para la entidad Users se tiene el campo personalizado _BirthDate, se debe especificar en la hoja Design como: Users__BirthDate.
Ejemplo: Reporte de una queja. Plantilla: tmpReportComplaint.xlsx.
La
funcionalidad de reportes personalizados en QACTION permite generar reportes
adaptados a las necesidades de cada organización, extrayendo información
directamente de la base de datos mediante consultas SQL. De esta forma, los
usuarios pueden crear sus propios reportes con los datos y el formato que requieran,
sin depender únicamente de los reportes predefinidos del sistema.
Esta
opción está disponible en la pestaña Reportes personalizados dentro del módulo
Configuración y es recomendable que sea utilizada por usuarios con
conocimientos básicos de SQL o por administradores del sistema.
Nota: Si necesita apoyo para elaborar una consulta SQL o comprender
la estructura de la base de datos, puede contactar al equipo de Soporte
Técnico de Wilsoft.
Creación del reporte
Para crear un reporte personalizado, acceda a la pestaña Reportes personalizados dentro de Configuración.
En
esta ventana, se pueden definir los siguientes campos:
§
Consulta
SQL: En este campo se
escribe la consulta que obtendrá la información de la base de datos. Cada columna seleccionada en la consulta se convertirá en un encabezado
del reporte.
Sugerencia: Se recomienda asignar alias a las columnas de las tablas
dentro de la consulta SQL utilizando la palabra clave AS. Esto
permite que los encabezados del reporte sean más claros y fáciles de
interpretar para el usuario.
El uso de corchetes
[ ] en los alias es importante cuando el nombre del encabezado contiene espacios,
acentos o caracteres especiales, ya que SQL los interpreta correctamente
como un solo identificador. Además, garantiza que el nombre del encabezado se
muestre exactamente como se define en el reporte, sin errores de sintaxis.
Por
ejemplo:
SELECT Code AS [Código], Description AS [Descripción],
Immediate AS [Acción inmediata], ImmediateDate AS [Fecha de la acción
inmediata], AffectProduct AS [Afecta al producto], AffectProcess AS [Afecta al
proceso], AffectSystem AS [Afecta al sistema], AffectEnvironment AS [Afecta al
medio ambiente], AffectCollaborator [Afecta a colaborador], AffectedAreas AS
[Áreas afectadas], AffectClient [Afecta al cliente]
FROM dbo.Problems
ORDER BY Code;
Esta
consulta genera un reporte que muestra información de problemas registrados.
Generación de la plantilla
Una
vez que la consulta SQL ha sido probada y devuelve la información esperada,
haga clic en Generar plantilla (
QACTION
creará automáticamente un archivo de Microsoft Excel (.xlsx) con
la estructura del reporte basada en la consulta.
Aparecerá
un botón para poder descargar la plantilla (
Este
archivo contiene dos hojas:
§
Report: mostrará los datos cuando se ejecute el
reporte.
§
Design: muestra la lista de columnas obtenidas en la
consulta SQL.
Personalización de la plantilla
La
hoja Design define cómo se mostrará la información en el
reporte final, incluyendo las columnas, el orden de los datos y los encabezados
visibles para el usuario.
En la primera imagen se observa la hoja Design con los encabezados generados automáticamente por el sistema, los cuales coinciden con los nombres de las columnas definidos en la consulta SQL:
Estos
nombres corresponden directamente a los alias asignados en la
consulta SQL.
En la segunda imagen se muestra cómo se pueden modificar los encabezados en la columna Header para que sean más comprensibles o presentables para el usuario final:
Es
importante que los nombres modificados en la columna Header sean
descriptivos y claros, ya que estos serán los títulos que aparecerán en el
reporte final.
La
tercera imagen muestra la hoja Report, que es el resultado visual
del reporte al ser ejecutado. Aquí se observan los encabezados personalizados
aplicados en la hoja Design, presentando la información de una
forma más legible para el usuario.
Carga del reporte actualizado
Una vez realizadas
las modificaciones, el archivo debe volver a cargarse en el sistema mediante el
botón Subir (
Los reportes principales se localizan en la pestaña Reportes de la cinta de opciones. Se agrupan en:
La siguiente lista muestra los reportes con su plantilla modificable.