Cada problema o no conformidad que surja en la organización debe seguir un proceso de resolución. Cuando se registra un problema, QACTION le envía al responsable una notificación de que tiene que registrar una acción inmediata o corrección para contener el problema, analizar las causas raíces y ejecutar acciones correctivas permanentes o definitivas para eliminar la causa del problema. Las acciones correctivas permanentes deben pasar por una autorización y finalmente se envía un mensaje al usuario encargado de cerrar la acción. La acción puede ser cerrada por el usuario que detectó el problema o los usuarios que tienen permiso de autorizar acciones.
Figura 1. Proceso de resolución y análisis
Los problemas pueden ser hallazgos de auditorías, problemas internos provenientes de una queja de cliente, de un informe de producto no conforme o una inspección. Todos siguen el mismo procedimiento de resolución y análisis.
Figura 2. Identificación y detección de problemas
Cuando se requiera analizar y tratar un riesgo en la organización, se debe seguir un proceso de identificación, análisis, tratamiento y verificación. Inicialmente el usuario que crea el estudio debe especificar el riesgo que se quiere analizar o tratar. Luego se envía una notificación a los usuarios involucrados en la gestión a la que pertenece el estudio de riesgo. Luego, el usuario que creó el estudio o los usuarios con permiso de administración de riesgos, pueden indicar los tratamientos que se necesitan llevar a cabo con respecto al riesgo, asignando un responsable por tratamiento, encargado de llevar a cabo las acciones del mismo. Una vez que los tratamientos sean completados, se envía notificación a los usuarios involucrados y se pasa al paso de verificación en el que se determinan los resultados del estudio del riesgo.
Figura 3. Proceso de identificación, análisis, tratamiento y verificación de riegos