Reportes

QTRAINING permite la personalización de los reportes. Todos los reportes se emiten en formato Microsoft Excel 2007 o superior, pero las plantillas se pueden modificar para emitir el reporte en el formato que se necesite. Estas plantillas se encuentran en la carpeta Templates donde quedó instalada la aplicación.

Diseño de reportes

Para modificar una plantilla de reporte abra el archivo con Microsoft Excel 2007 o superior. Todas las plantillas contienen una hoja Design que define donde se escribe la información que se extrae de la base de datos. La base de datos está formada por tablas que contienen registros y cada registro está formado por campos que contienen los valores que se muestran los reportes. Al editar esta hoja se modifica el resultado de los reportes. Al momento de emitir un reporte, QTRAINING lee la hoja Design para llenar el resto de las hojas con la información de la base de datos.

Existen dos tipos de reportes:

• Conformado por una lista de registros.
• Conformado por un registro combinado con una o varias listas de registros de una tabla relacionada.

Adicionalmente todas las plantillas de reportes tienen una hoja Fields, en la que se especifican los campos disponibles que se pueden usar en la hoja Design para conformar el reporte.

Reporte de una lista de registros

Este tipo de reporte está conformado por una lista de registros en forma de tabla con encabezados. La hoja Design debe contener:

• en la celda B1 el número de fila que contiene el encabezado,
• en la columna A, a partir de la fila 3, el nombre de la hoja donde se escribe el valor de los registros,
• en la columna B, a partir de la fila 3, la letra de columna donde se escribe el valor de los registros,
• en la columna C, a partir de la fila 3, el nombre del campo que contiene el valor (ver hoja Fields para saber que campos están disponibles en el reporte en específico),
• en la columna D, a partir de la fila 3, el encabezado de la columna de datos.
• en la última celda de la columna A debe ir la palabra "End".

Ejemplo: Reporte de reuniones. Plantilla: tmpReportChanges.xlsx.

Reporte de un registro combinado con una lista de registros

Este tipo de reporte está formado por área libre donde estarán los campos del registro principal y una lista de registros en forma de tabla con encabezado. La hoja Design debe contener

• en la columna A, a partir de la fila 2, el nombre de la hoja donde se escribe el valor del registro principal,
• en la columna B, a partir de la fila 2, la celda donde se escribe el valor del registro principal,
• en la columna C, a partir de la fila 2, el nombre del campo que contiene el valor (ver hoja Fields para saber que campos están disponibles en el reporte en específico),
• en la última celda de la columna A debe ir la palabra "End",
• en la celda F1 el número de fila que contiene el encabezado de la lista de registros relacionados,
• en la columna E, a partir de la fila 3, el nombre de la hoja donde se escribe el valor de los registros relacionados,
• en la columna F, a partir de la fila 3, la letra de columna donde se escribe el valor de los registros relacionados,
• en la columna C, a partir de la fila 3, el nombre del campo que contiene el valor de los registros relacionados (ver hoja Fields para saber que campos están disponibles en el reporte en específico),
• en la columna D, a partir de la fila 3, el encabezado de la columna de datos de los registros relacionados,
• en la última celda de la columna E debe ir la palabra "End".

Si el reporte muestra varias listas con registros relacionados, se puede continuar luego de la palabra "End" en la columna E, de la misma forma que para la primera lista de registros relacionados.

Los reportes principales se localizan en la pestaña Reportes de la cinta de opciones. Se agrupan en:

-          Cursos que muestran los reportes relacionados con los cursos.

-          Satisfacción que resume los registros de evaluaciones de satisfacción de los participantes en los cursos.

-      Exámenes que muestran los resultados de los exámenes contestados por los empleados.

-          Empleados muestra registros correspondientes a los empleados registrados.

-          Admin muestra reportes a los que solo los usuarios Admin pueden acceder como son personalizados, email y rastreo.

La siguiente lista muestra los reportes con su plantilla modificable.

• Cursos
• Programados: Lista de cursos programados en cierto período de tiempo.
• Plantilla: tmpReportMyCompetences.xlsx
• Horas-hombre: Muestra el indicador de horas – hombre de capacitación por grupo.
• Plantilla: tmpReportHoursMan.xlsx
• Participantes: Muestra el listado de cursos con los participantes programados. 
• Plantilla: tmpReportCoursesParticipants.xlsx 
• Programados vs reales: Muestra una tabla comparativa entre los cursos y horas de capacitación programadas versus cursos y horas de capacitación realmente tomados 
• Plantilla: tmpReportProgvsReal.xlsx
• Matriz por puesto: Muestra una tabla matriz entre los puestos y los cursos tomados en cada uno de ellos. 
• Plantilla: tmpReportMatrixByPosition.xlsx
• Matriz por grupo: Muestra un reporte de matriz de puestos por empleado según el grupo seleccionado. 
• Plantilla: tmpReportMatrixByGroup.xlsx
• Estado: Muestra un reporte con la cantidad de empleados por estado en el que se encuentran respecto a los cursos programados (p. ej.: pendiente, en progreso, completado, evaluado, certificado).
• Plantilla: tmpReportEmployeesCoursesStatus.xlsx
  
• Solapamiento: Muestra un reporte de solapamiento de cursos programados por empleado en un intervalo de tiempo determinado.
• Plantilla: tmpReportCoursesOverlap.xlsx
• Por programar: Muestra un reporte de los empleados a los que se les tiene que programar cursos de acuerdo a la matriz de capacitación.
• Plantilla:  tmpReportCoursesToSchedule.xlsx
• Cumplimiento de matriz: Muestra un reporte de matriz con los empleados y los cursos asignados según la matriz de capacitación a partir de la vista de matriz de capacitación seleccionada.
• Plantilla: tmpReportCapacitationPlan.xlsx

• Exámenes
• Individuales: Muestra un reporte con la información de los exámenes tomados por los empleados en cierto período de tiempo.
• Plantilla: tmpReportExams.xlsx
• Por grupos: Muestra un reporte en cierto período de tiempo con el promedio por grupo de la calificación obtenida en los exámenes.
• Plantilla: tmpReportTestsMatrixByGroup.xlsx

• Satisfacción
• Por curso: Muestra el promedio de satisfacción por curso en cierto período de tiempo de las evaluaciones realizadas por los empleados de cierto grupo.
• Plantilla: tmpReportSatisfaction.xlsx  
• Por tópico: Muestra el promedio de satisfacción en cierto período de tiempo de cada tópico. 
• Plantilla: tmpReportSatisfactionByTopic.xlsx
  
• Por enunciado: Muestra el promedio de satisfacción en cierto período de tiempo de cada enunciado de los tópicos.
• Plantilla: tmpReportSatisfactionByStatement.xlsx
  
• Por participante: Muestra el promedio de satisfacción por participante en cierto periodo de tiempo. 
• Plantilla: tmpReportSatisfactionByParticipant.xlsx
  

•           Empleados
• Frecuencias de eficacia: Muestra un resumen con el promedio de las evaluaciones de eficacia en un intervalo de tiempo determinado.
• Plantilla:  tmpReportEmployeeEfficacyFrequencies.xlsx
• Por tomar cursos: Permite generar un reporte donde es posible filtrar de acuerdo a los cursos tomados o no tomados.  
• Plantilla: tmpReportEmployeesByCourse.xlsx 
• Por puesto: Muestra un reporte con todos los empleados ordenado por puestos.  
• Plantilla: tmpReportSatisfactionByPosition.xlsx 
• Evaluaciones de eficacia: Muestra un reporte con las evaluaciones de eficacia de los cursos tomados por un empleado en un cierto periodo de tiempo.
• Plantilla:  tmpReportEmployeeEfficacyEvaluations.xlsx
  
• Evaluaciones de competencia: Muestra un reporte en cierto período de tiempo con el promedio de evaluación de las competencias por empleado.
• Plantilla: tmpReportEmployeeCompetencesEvaluation.xlsx
  

•         Admin
•       Personalizados: Permite ejecutar un reporte personalizado. 
•       Correo: Muestra los registros de emails enviados desde la aplicación.
•       Plantilla: tmpReportEmails.xlsx
•       Rastreo: Muestra los registros de rastreo que deja la aplicación cada vez que un usuario hace cambios dentro del sistema.
•       Plantilla: tmpReportTracking.xlsx