Reuniones

En este capítulo se muestra cómo se gestionan las reuniones, los compromisos, las actividades y los mapas de procesos. En todas las ventanas las fechas se muestran y se escriben con el formato de fecha configurado.

Para abrir la gestión de reuniones haga clic en Inicio > Administrar > Reuniones. La lista muestra las reuniones de los grupos en los que el usuario actual tiene el permiso Reuniones.

Figura 39. Lista de reuniones

Pestaña General

Figura 40. Reunión: pestaña General

• Código: clave de la reunión. Para asignar un código automático haga clic en el botón junto al campo; se genera con el prefijo de reunión de la configuración, el prefijo del grupo y un número consecutivo.
• Grupo: grupo de la reunión.
• Fecha de inicio y Fecha de fin: fecha y hora de la reunión.
• Comentarios: comentarios adicionales.

Pestaña Participantes

Registra los participantes de la reunión. Haga clic en Agregar, seleccione los usuarios y haga clic en Aceptar. Los botones de cada participante permiten ver sus comentarios en la reunión, ver sus compromisos asociados o quitarlo.

Figura 41. Reunión: pestaña Participantes

Pestaña Asuntos

Registra los asuntos a tratar en la reunión, con sus comentarios y conclusiones. Haga clic en Agregar para registrar un asunto. Los botones de cada asunto permiten editarlo, eliminarlo o convertirlo en un compromiso.

Figura 42. Reunión: pestaña Asuntos

Pestañas Documentos y Personalizados

Vea el Capítulo 6: Documentos relacionados y el Capítulo 7: Campos personalizados.

Funcionalidades generales

• Para registrar una reunión, haga clic en Nuevo, introduzca la información y haga clic en Guardar.
• Los botones de cada reunión permiten modificarla, eliminarla, enviar un correo de aviso a los participantes, emitir su reporte (minuta) y ver los compromisos que generó.
• Para emitir un reporte con todas las reuniones haga clic en Reporte.