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Al iniciar sesión, se solicita usuario y contraseña. La primera vez que se ejecuta, se puede entrar con el usuario Admin sin contraseña. Este usuario tiene todos los permisos en el sistema y puede registrar nuevos usuarios. Se recomienda ponerle una contraseña a este usuario para evitar que sea usado por personas no autorizadas.
Al entrar, se abre una ventana con el recordatorio de los pendientes del usuario actual que pueden ser los documentos pendientes por revisar, por aprobar y rechazados. Para más información ver la sección
Utilerías.
Ambiente
En la pantalla principal se muestran los documentos en una vista en forma de explorador. La parte izquierda muestra un árbol con las carpetas o grupos de la organización, y en la parte derecha se muestran los documentos del grupo seleccionado. Cada documento tiene asociado un color según el estado en el que se encuentre: Azul, el documento está en edición; Verde, el documento está aprobado; Anaranjado, el documento está en revisión; Rojo, el documento está rechazado.
En la parte superior de la pantalla se encuentra la cinta de opciones.
- Inicio
- Gestión
- Tipos de documento: Muestra la lista donde se pueden gestionar los tipos de documento.
- Control de cambios
- Mis cambios: Muestra la lista donde se pueden gestionar los cambios hechos por el usuario actual.
- Todos los cambios: Muestra la lista donde se pueden gestionar todos los cambios hechos por todos los usuarios. A esta vista solo pueden acceder los usuarios que pertenezcan al rol Admin.
- Propuestas
- Mis propuestas: Muestra la lista donde se pueden gestionar las propuestas de cambio hechas por el usuario actual.
- Otras propuestas: Muestra la lista donde se pueden gestionar las propuestas de cambio hechas por otros usuarios en los documentos donde el usuario actual es el responsable.
- Todas las propuestas: Muestra la lista donde se pueden gestionar todas las propuestas de cambio hechas por todos los usuarios. A esta vista solo pueden acceder los usuarios que pertenezcan al rol Admin.
- Capacitaciones
- Mis capacitaciones: Muestra la lista donde se pueden gestionar las capacitaciones hechas por el usuario actual.
- Todas las capacitaciones: Muestra la lista donde se pueden gestionar todas las capacitaciones hechas por todos los usuarios. A esta vista solo pueden acceder los usuarios que pertenezcan al rol Admin.
- Herramientas
- Lista maestra: Muestra un reporte en formato Microsoft Excel con todos los documentos registrados y sus detalles.
- Sin archivos: Muestra una lista de los documentos en los que aún no se cargan archivos.
- Calendario: Muestra en forma de calendario los documentos y sus fechas de vigencia.
- Tablero: Muestra información de manera gráfica relacionada con los documentos.
- Suite: Permite visualizar los diferentes programas que maneja Wilsoft.
- Reportes
- Distribución
- Electrónica: Por cada documento muestra cuales son los usuarios que tienen permiso de leerlo.
- Copias físicas: Muestra una lista de distribución de copias físicas o impresiones de los documentos.
- Listas
- Por tipo: Muestra los documentos agrupados por tipo de documento.
- Por estado: Muestra los documentos agrupados por estado.
- Míos: Muestra los documentos que se encuentran bajo la responsabilidad del usuario actual.
- Relacionados: Muestra los documentos que están relacionados a los documentos que se encuentran bajo la responsabilidad del usuario actual.
- Revisión
- Rutas: Muestra la ruta de aprobación de cada documento.
- En revisión: Muestra los documentos que están en revisión.
- Por aprobar: Muestra los documentos que están pendientes de aprobación.
- Rechazados: Muestra los documentos que están rechazados.
- Accesos e impresiones
- Accesos: Muestra una lista de los documentos a los que se ha tenido acceso. En este reporte se muestra la versión, el usuario y la fecha en que se abrió cada documento.
- Estado de consulta: Agrupa por documento el estado de consulta de los mismos. Es decir, muestra quien ha consultado y quien no, la última versión de cada documento.
- Confirmaciones: Muestra una lista con los documentos en los que han sido confirmados de entendido los cambios.
- Impresiones: Muestra la lista de impresiones de documentos.
- Atrasos
- Difusión: Muestra los atrasos en la difusión de documentos.
- Revisión: Muestra los atrasos en las revisiones de documentos.
- Vigencia: Muestra los atrasos en la renovación de la vigencia de documentos.
- Aprobar: Muestra los atrasos en las aprobaciones de documentos.
- Rechazados: Muestra los atrasos en los rechazos de documentos.
- Admin
- Personalizado: Permite generar un reporte personalizado.
- Emails: Muestra un reporte con los correos enviados.
- Rastreo: Muestra un reporte con las operaciones realizadas en el sistema.
- Ayuda
- Documentación
- Contenido: Muestra la ayuda de QDoc.
- Manual: Descarga el manual de usuario de QDoc en formato PDF.
- Wilsoft
- Licencia: Permite solicitar una licencia de QDoc a través del sitio web de Wilsoft.
- Web: Enlace directo al sitio web de Wilsoft.
- Acerca de: Muestra información sobre QDoc.
Con la opción de búsqueda se pueden realizar búsquedas para encontrar los documentos de forma más rápida. La búsqueda se puede efectuar analizando los campos generales del documento o su contenido. Para que un documento aparezca en la búsqueda en contenido es necesario que el contenido del mismo esté indexado (el documento pertenece al índice de contenido). Si el contenido de un documento no está indexado no aparecerá en la búsqueda en contenido.
