Al iniciar QDOC se muestra la ventana Recordatorio con los pendientes del usuario actual. A esta opción también se puede acceder manualmente desde el menú de la aplicación. El sistema muestra una ventana que permite recordar:
La pestaña Por revisar muestra los documentos que están pendientes de revisión por el usuario actual.
Haga clic en el botón 
para comparar la versión en revisión y la versión aprobada del documento correspondiente. Haga clic en el botón 
para ver los comentarios del proceso de revisión. Haga clic en el botón 
para ver los cambios del documento para la versión que se está revisando.
Para aprobar o rechazar un documento, haga clic en botón 
. Se muestra una ventana de confirmación de contraseña, para que solamente el usuario al que le corresponda sea el que pueda aprobar o rechazar el documento. Una vez que el usuario revisa el documento y lo aprueba, este desaparece de la lista, continuando con el siguiente paso en la ruta de aprobación. En el caso que la revisión sea en serie, QDOC avisa al usuario que sigue en la ruta si fue aceptado el documento o avisa al usuario que modificó el documento si se rechaza el cambio. En caso que la revisión sea en paralelo, QDOC espera a que todos los revisores revisen y luego envía un mensaje al usuario de aprobación final con los comentarios habilitados de todos los revisores. Si el usuario rechaza la nueva versión debe alimentar el campo Comentarios con una explicación del por qué lo rechazó.
La pestaña Por aprobar muestra los documentos que están pendientes de aprobación por el usuario actual.
Haga clic en el botón para comparar la versión en revisión y la versión aprobada del documento correspondiente. Haga clic en el botón para ver los comentarios del proceso de revisión. Haga clic en el botón para ver los cambios del documento para la versión que se está revisando.
Para aprobar o rechazar un documento, haga clic en botón . Se muestra una ventana de confirmación de contraseña, para que solamente el usuario al que le corresponda sea el que pueda aprobar o rechazar el documento. Una vez que el usuario revisa el documento y lo aprueba el documento desaparece de la lista, quedando aprobado el documento. Si el usuario rechaza la nueva versión debe alimentar el campo Comentarios con una explicación del por qué lo rechazó.
La pestaña de Rechazados muestra los documentos rechazados durante el proceso de revisión y donde el usuario actual es el que subió la nueva versión del documento.
Haga clic en el botón 
para abrir la versión rechazada. Haga clic en el botón 
para subir una nueva versión corregida. Haga clic en 
para descargar la versión rechazada del documento. Haga clic en el botón 
para descargar la última versión aprobada del documento. Haga clic en el botón para ver los comentarios del proceso de revisión. Haga clic en el botón para ver los cambios del documento para la versión rechazada.
En el caso de los documentos rechazados se espera que el usuario descargue la versión que se rechazó del documento, corrija lo señalado en el proceso de revisión y vuelva a subir la nueva versión corregida. Con esto se envía el documento a revisión comenzando el ciclo nuevamente.
La pestaña Distribución muestra una lista con los documentos donde el usuario debe confirmar que entendió los cambios de la nueva versión. Para esto se muestran dos opciones:
Entendí los cambios: Registra que el usuario actual entendió los cambios de la nueva versión del documento y envía un mensaje al autor de los cambios con copia al administrador que ya consultó el documento y que lo entendió perfectamente.
No entendí los cambios: Registra que el usuario actual no entendió los cambios de la nueva versión del documento y envía un mensaje al autor con copia al administrador y a todos los involucrados en el proceso de revisión, informando que no entendió los cambios y necesita de la asistencia del autor para su mejor comprensión.Haga clic en el botón para abrir el documento. Haga clic en el botón para ver los cambios del documento para la versión rechazada.
La pestaña Capacitaciones muestra la lista de capacitaciones programadas donde el usuario actual es participante y debe confirmar que ha sido capacitado. Para esto se muestran dos opciones:
He sido capacitado: Registra que el usuario actual ha sido capacitado para la versión del documento y envía un mensaje de notificación al instructor de la capacitación y al responsable del documento. No he sido capacitado: Registra que el usuario actual no ha sido capacitado para la versión del documento y envía un mensaje de notificación al instructor de la capacitación y al responsable del documento.Solo se puede confirmar la capacitación cuando ya haya pasado la fecha de la misma.
Haga clic en el botón para abrir el documento. Haga clic en el botón para ver los cambios del documento para la versión a capacitar.
La pestaña Propuestas muestra las propuestas de cambio que se han realizado a los documentos donde el usuario actual es el responsable. El usuario puede consultar las propuestas y responderlas. Mientras no le dé una respuesta a la propuesta, esta seguirá apareciendo cada vez que entre a QDOC.
En caso que decida implementar una propuesta de cambio, puede abrir el documento, modificarlo, guardar una copia en su computadora. Haga clic en el botón 
para abrir el documento.
Haga clic en el botón 
para descargar la versión original del documento. Haga clic en el botón para subir una nueva versión del documento luego de haber aplicado la propuesta de cambio. Haga clic en el botón 
para responder una propuesta.
La pestaña Vigencias vencidas muestra la lista de documentos donde el usuario actual es responsable y que ya vencieron según la fecha de vigencia de cada documento y el valor en la configuración del sistema que indica el período de días para revisar un documento no vigente. Debido a que este número puede ser negativo esta pestaña además sirve de recordatorio para los documentos que están próximos a vencer. Haga clic en el botón para abrir el documento. Haga clic en el botón para subir una nueva versión del documento. Haga clic en 
para renovar la vigencia del documento.
La pestaña Copias físicas muestra la lista los empleados pendientes de entregarles copias de un documento.
Haga clic en el botón 
para visualizar el documento. Haga clic en 
para confirmar que han sido entregadas las copias físicas al empleado.
