Reportes

QDoc permite la personalización de los reportes. Todos los reportes se emiten en formato Microsoft Excel 2007 o superior, pero las plantillas se pueden modificar para emitir el reporte en el formato que se necesite. Estas plantillas se encuentran en la carpeta Templates donde quedó instalada la aplicación.

Diseño de reportes

Para modificar una plantilla de reporte abra el archivo con Microsoft Excel 2007 o superior. Todas las plantillas contienen una hoja Design que define donde se escribe la información que se extrae de la base de datos. La base de datos está formada por tablas que contienen registros y cada registro está formado por campos que contienen los valores que se muestran los reportes. Al editar esta hoja se modifica el resultado de los reportes. Al momento de emitir un reporte, QDoc lee la hoja Design para llenar el resto de las hojas con la información de la base de datos.

Existen dos tipos de reportes:

• Conformado por una lista de registros.
• Conformado por un registro combinado con una o varias listas de registros de una tabla relacionada.

Adicionalmente todas las plantillas de reportes tienen una hoja Fields, en la que se especifican los campos disponibles que se pueden usar en la hoja Design para conformar el reporte.

Reporte de una lista de registros

Este tipo de reporte está conformado por una lista de registros en forma de tabla con encabezados. La hoja Design debe contener:

• en la celda B1 el número de fila que contiene el encabezado,
• en la columna A, a partir de la fila 3, el nombre de la hoja donde se escribe el valor de los registros,
• en la columna B, a partir de la fila 3, la letra de columna donde se escribe el valor de los registros,
• en la columna C, a partir de la fila 3, el nombre del campo que contiene el valor (ver hoja Fields para saber que campos están disponibles en el reporte en específico),
• en la columna D, a partir de la fila 3, el encabezado de la columna de datos.
• en la última celda de la columna A debe ir la palabra "End".

Ejemplo: Reporte de reuniones. Plantilla: tmpReportChanges.xlsx.

Reporte de un registro combinado con una lista de registros

Este tipo de reporte está formado por área libre donde estarán los campos del registro principal y una lista de registros en forma de tabla con encabezado. La hoja Design debe contener

• en la columna A, a partir de la fila 2, el nombre de la hoja donde se escribe el valor del registro principal,
• en la columna B, a partir de la fila 2, la celda donde se escribe el valor del registro principal,
• en la columna C, a partir de la fila 2, el nombre del campo que contiene el valor (ver hoja Fields para saber que campos están disponibles en el reporte en específico),
• en la última celda de la columna A debe ir la palabra "End",
• en la celda F1 el número de fila que contiene el encabezado de la lista de registros relacionados,
• en la columna E, a partir de la fila 3, el nombre de la hoja donde se escribe el valor de los registros relacionados,
• en la columna F, a partir de la fila 3, la letra de columna donde se escribe el valor de los registros relacionados,
• en la columna C, a partir de la fila 3, el nombre del campo que contiene el valor de los registros relacionados (ver hoja Fields para saber que campos están disponibles en el reporte en específico),
• en la columna D, a partir de la fila 3, el encabezado de la columna de datos de los registros relacionados,
• en la última celda de la columna E debe ir la palabra "End".

Si el reporte muestra varias listas con registros relacionados, se puede continuar luego de la palabra "End" en la columna E, de la misma forma que para la primera lista de registros relacionados.

Si al modificar la hoja Design se desea incluir un campo personalizado, tener en cuenta que los nombres de los campos personalizados empiezan con el caracter '_', y que el nombre completo del campo se debe especificar con el formato {nombre de entidad}_{nombre del campo}. Por ejemplo, si para la entidad Users se tiene el campo personalizado _BirthDate, se debe especificar en la hoja Design como: Users__BirthDate.

Los reportes principales se localizan en la pestaña Reportes de la cinta de opciones. Se agrupan en:

• Distribución: Reportes relacionados con las copias físicas o electrónicas de los documentos.
• Listas: Reportes relacionados con los documentos en varios tipos de listas.
• Revisión: Reporte relacionados con las revisiones de los documentos.
• Accesos e impresiones: Reportes relacionados accesos e impresiones de los documentos.
• Atrasos: Reportes relacionados con los atrasos en el sistema.
• Admin: Reportes que solamente puede ver los usuarios que pertenecen al rol Admin.

La siguiente lista muestra los reportes con su plantilla modificable.

• Distribución
• Electrónica: Por cada documento de los grupos seleccionados muestra los usuarios con permiso de leer el documento. Esto es equivalente a decir quiénes son los que tienen copias controladas de los documentos.
• Plantilla: tmpReportECopies.xlsx.
• Copias físicas: Muestra la lista de distribución de copias físicas de los documentos.
• Plantilla: tmpReportPhCopies.xlsx.
• Listas
• Por tipo: Muestra los documentos agrupados por tipo de documento.
• Plantilla: tmpReportType.xlsx.
• Por estado: Muestra los documentos agrupados por estado en que se encuentran.
• Plantilla: tmpReportStatus.xlsx.
• Míos: Muestra los documentos que se encuentran bajo la responsabilidad del usuario actual.
• Plantilla: tmpReportMyDocuments.xlsx.
• Relacionados: Muestra los documentos relacionados con los documentos del usuario actual.
• Plantilla: tmpReportMyDocuments.xlsx.
• Revisión
• Ruta: Muestra la ruta de aprobación de cada documento.
• Plantilla: tmpReportRoutes.xlsx.
• En revisión: Muestra los documentos que esperan por revisión.
• Plantilla: tmpReportToReview.xlsx.
• Por aprobar: Muestra los documentos que esperan por aprobación.
• Plantilla: tmpReportToApproval.xlsx.
• Rechazados: Muestra los documentos rechazados que esperan por corrección.
• Plantilla: tmpReportRejected.xlsx.
• Accesos e impresiones
• Registro: Muestra un listado con los registros de acceso a los documentos de los grupos seleccionados en un determinado período de tiempo.
• Plantilla: tmpReportAccesses.xlsx.
• Estado de consulta: De cada documento (última versión) de los grupos seleccionados muestra quien lo ha abierto y quien falta por consultarlo de los usuarios que tienen permiso de Leer.
• Plantilla: tmpReportDocumentAccess.xlsx.
• Confirmaciones: Muestra una lista de documentos junto con los usuarios que han entendido o no los cambios en las versiones de los documentos.
• Plantilla: tmpReportConfirmations.xlsx
• Impresiones: Muestra un listado de las impresiones de los documentos de los grupos seleccionados en determinado período de tiempo.
• Plantilla: tmpReportPrintings.xlsx.
• Atrasos
• Difusión: Muestran los atrasos en difusión de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedDifusion.xlsx.
• Revisión: Muestran los atrasos en revisión de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedRevision.xlsx.
• Aprobación: Muestran los atrasos en aprobación de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedApprovals.xlsx.
• Vigencia: Muestran los atrasos en actualización de vigencia de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedValidity.xlsx.
• Rechazados: Muestran los atrasos en rechazos de nuevas versiones de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedRejects.xlsx.
• Admin
• Correo: Muestra los registros de emails enviados desde la aplicación.
• Plantilla: tmpReportEmails.xlsx.
• Rastreo: Muestra los registros de rastreo que deja la aplicación cada vez que un usuario hace cambios dentro del sistema.
• Plantilla: tmpReportTracking.xlsx.
• Personalizados: Permite ejecutar un reporte personalizado.