Introducción Ejecución Funcionamiento Utilerías ___ Recordatorio ___ Enviar recordatorios ___ Roles ___ Usuarios ___ Cambiar contraseña ___ Configuración ______ General ______ QDOC ______ Email ______ Registros ______ Seguridad ______ Reportes personalizados ______ Campos personalizados ______ Respaldos ___ Grupos ___ Permisos ___ Mis documentos ___ Calendario ___ Tipos de documento ______ Opciones de impresión Documentos ___ Generales ___ Documentos relacionados ___ Ruta de aprobación ___ Copias físicas ___ Personalizados Funcionalidades de los documentos ___ Crear un nuevo documento ___ Abrir un documento ___ Subir una nueva versión ___ Descargar original ___ Descargar PDF ___ Cambios del documento ___ Propuestas de cambio ___ Capacitaciones ___ Revisiones ___ Versiones obsoletas ___ Documentos relacionados ___ Agregar a mis documentos ___ Opciones avanzadas ______ Historial de revisiones ______ Registros de accesos ______ Registro de impresiones ______ Procesar un documento ______ Procesar todo el grupo ______ Indexar un documento ______ Deshacer última versión ______ Marcar como obsoleto ______ Obtener enlace ___ Eliminar documento Control de cambios ___ Cambios ___ Propuestas Capacitaciones Campos personalizados Reportes Control de cambios

Introducción

El control de documentos es fundamental en las normas ISO 9000 [1] y representa la fuente número uno de no conformidades en las auditorías de certificación. El 80% de las no conformidades detectadas en las auditorias están relacionadas con el control de documentos.

Es común ver en las organizaciones que, a pesar del esfuerzo del responsable de control de documentos, se presenten copias no vigentes de los documentos o falta de acceso a un documento específico.

La mayoría de las no conformidades que se detectan en las auditorías son por aspectos que directamente no afectan la calidad del producto. Las empresas se esfuerzan por ofrecer productos y servicios de calidad y a menudo son señaladas por los auditores por el control de la documentación.

QDOC es la herramienta concebida para resolver estas dificultades. Su objetivo es liberar a las personas de la parte administrativa del sistema, dejándole este trabajo a las computadoras.

QDOC es un software que cuenta con los requerimientos de las normas ISO 9000 para llevar a cabo el control de documentos y permite:

Desarrollar una política y un procedimiento para el control de documentos.
Mantener una lista maestra de documentos que incluya la identificación del documento, fecha de creación y de última revisión, responsable y otros datos para cada documento controlado.
Asegurar que sólo los cambios autorizados puedan ser realizados a los documentos controlados.
Asegurar que los procedimientos aprobados se encuentren en su lugar.
Asegurar el control de cambios y revisiones por los individuos apropiados.
Asegurar que los documentos controlados están disponibles para quien los necesite cuando se requieran.
Asegurar que sólo la versión vigente y aprobada de cada documento controlado es usada.
Mantener registros que muestren el historial de los documentos.
Proporcionar seguridad en el acceso a las versiones obsoletas del documento.

Cada documento registrado en QDOC tiene en forma automática un historial de revisiones, un procedimiento de aprobación incorporado y una lista de distribución electrónica.