Reportes

QDoc permite la personalización de los reportes. Todos los reportes se emiten en formato Microsoft Excel 2007 o superior, pero las plantillas se pueden modificar para emitir el reporte en el formato que se necesite. Estas plantillas se encuentran en la carpeta Templates donde quedó instalada la aplicación.

Diseño de reportes

Para modificar una plantilla de reporte abra el archivo con Microsoft Excel 2007 o superior. Todas las plantillas contienen una hoja Design que define donde se escribe la información que se extrae de la base de datos. La base de datos está formada por tablas que contienen registros y cada registro está formado por campos que contienen los valores que se muestran los reportes. Al editar esta hoja se modifica el resultado de los reportes. Al momento de emitir un reporte, QDoc lee la hoja Design para llenar el resto de las hojas con la información de la base de datos.

Existen dos tipos de reportes:

• Conformado por una lista de registros.
• Conformado por un registro combinado con una o varias listas de registros de una tabla relacionada.

Adicionalmente todas las plantillas de reportes tienen una hoja Fields, en la que se especifican los campos disponibles que se pueden usar en la hoja Design para conformar el reporte.

Reporte de una lista de registros

Este tipo de reporte está conformado por una lista de registros en forma de tabla con encabezados. La hoja Design debe contener:

• en la celda B1 el número de fila que contiene el encabezado,
• en la columna A, a partir de la fila 3, el nombre de la hoja donde se escribe el valor de los registros,
• en la columna B, a partir de la fila 3, la letra de columna donde se escribe el valor de los registros,
• en la columna C, a partir de la fila 3, el nombre del campo que contiene el valor (ver hoja Fields para saber que campos están disponibles en el reporte en específico),
• en la columna D, a partir de la fila 3, el encabezado de la columna de datos.
• en la última celda de la columna A debe ir la palabra "End".

Ejemplo: Reporte de reuniones. Plantilla: tmpReportChanges.xlsx.

Reporte de un registro combinado con una lista de registros

Este tipo de reporte está formado por área libre donde estarán los campos del registro principal y una lista de registros en forma de tabla con encabezado. La hoja Design debe contener

• en la columna A, a partir de la fila 2, el nombre de la hoja donde se escribe el valor del registro principal,
• en la columna B, a partir de la fila 2, la celda donde se escribe el valor del registro principal,
• en la columna C, a partir de la fila 2, el nombre del campo que contiene el valor (ver hoja Fields para saber que campos están disponibles en el reporte en específico),
• en la última celda de la columna A debe ir la palabra "End",
• en la celda F1 el número de fila que contiene el encabezado de la lista de registros relacionados,
• en la columna E, a partir de la fila 3, el nombre de la hoja donde se escribe el valor de los registros relacionados,
• en la columna F, a partir de la fila 3, la letra de columna donde se escribe el valor de los registros relacionados,
• en la columna C, a partir de la fila 3, el nombre del campo que contiene el valor de los registros relacionados (ver hoja Fields para saber que campos están disponibles en el reporte en específico),
• en la columna D, a partir de la fila 3, el encabezado de la columna de datos de los registros relacionados,
• en la última celda de la columna E debe ir la palabra "End".

Si el reporte muestra varias listas con registros relacionados, se puede continuar luego de la palabra "End" en la columna E, de la misma forma que para la primera lista de registros relacionados.

Si al modificar la hoja Design se desea incluir un campo personalizado, tener en cuenta que los nombres de los campos personalizados empiezan con el caracter '_', y que el nombre completo del campo se debe especificar con el formato {nombre de entidad}_{nombre del campo}. Por ejemplo, si para la entidad Users se tiene el campo personalizado _BirthDate, se debe especificar en la hoja Design como: Users__BirthDate.

Reporte personalizado

La funcionalidad de reportes personalizados en QDOC permite generar reportes adaptados a las necesidades de cada organización, extrayendo información directamente de la base de datos mediante consultas SQL. De esta forma, los usuarios pueden crear sus propios reportes con los datos y el formato que requieran, sin depender únicamente de los reportes predefinidos del sistema.

Esta opción está disponible en la pestaña Reportes personalizados dentro del módulo Configuración y es recomendable que sea utilizada por usuarios con conocimientos básicos de SQL o por administradores del sistema.

Nota: Si necesita apoyo para elaborar una consulta SQL o comprender la estructura de la base de datos, puede contactar al equipo de Soporte Técnico de Wilsoft.

Creación del reporte

Para crear un reporte personalizado, acceda a la pestaña Reportes personalizados dentro de Configuración.

• Consulta SQL: En este campo se escribe la consulta que obtendrá la información de la base de datos. Cada columna seleccionada en la consulta se convertirá en un encabezado del reporte.

Sugerencia: Se recomienda asignar alias a las columnas de las tablas dentro de la consulta SQL utilizando la palabra clave AS. Esto permite que los encabezados del reporte sean más claros y fáciles de interpretar para el usuario.

Por ejemplo:

SELECT d1.Code AS DocumentCode, d1.Name AS DocumentName, d2.Code AS CodeRelatedDocumentName, d2.Name AS RelatedDocumentName

FROM dbo.DocumentRelations AS dr

INNER JOIN dbo.Documents AS d1 ON dr.Document1ID = d1.ID

INNER JOIN dbo.Documents AS d2 ON dr.Document2ID = d2.ID

Esta consulta genera un reporte que muestra los documentos y sus documentos relacionados.

Generación de la plantilla

Una vez que la consulta SQL ha sido probada y devuelve la información esperada, haga clic en Generar plantilla (). 

QDOC creará automáticamente un archivo de Microsoft Excel (.xlsx) con la estructura del reporte basada en la consulta

Aparecerá un botón para poder descargar la plantilla ().

Este archivo contiene dos hojas:

• Report: mostrará los datos cuando se ejecute el reporte.
• Design: muestra la lista de columnas obtenidas en la consulta SQL.

Personalización de la plantilla

La hoja Design define cómo se mostrará la información en el reporte final, incluyendo las columnas, el orden de los datos y los encabezados visibles para el usuario.

En la primera imagen se observa la hoja Design con los encabezados generados automáticamente por el sistema, los cuales coinciden con los nombres de las columnas definidos en la consulta SQL:

Estos nombres corresponden directamente a los alias asignados en la consulta SQL.

En la segunda imagen se muestra cómo se pueden modificar los encabezados en la columna Header para que sean más comprensibles o presentables para el usuario final:

Es importante que los nombres modificados en la columna Header sean descriptivos y claros, ya que estos serán los títulos que aparecerán en el reporte final.

La tercera imagen muestra la hoja Report, que es el resultado visual del reporte al ser ejecutado. Aquí se observan los encabezados personalizados aplicados en la hoja Design, presentando la información de una forma más legible para el usuario.

Carga del reporte actualizado

Una vez realizadas las modificaciones, el archivo debe volver a cargarse en el sistema mediante el botón Subir (), para que QDOC utilice la versión actualizada del diseño del reporte.

Reportes del sistema

Los reportes principales se localizan en la pestaña Reportes de la cinta de opciones. Se agrupan en:

• Distribución: Reportes relacionados con las copias físicas o electrónicas de los documentos.
• Listas: Reportes relacionados con los documentos en varios tipos de listas.
• Revisión: Reporte relacionados con las revisiones de los documentos.
• Accesos e impresiones: Reportes relacionados accesos e impresiones de los documentos.
• Atrasos: Reportes relacionados con los atrasos en el sistema.
• Admin: Reportes que solamente puede ver los usuarios que pertenecen al rol Admin.

La siguiente lista muestra los reportes con su plantilla modificable.

• Distribución
• Electrónica: Por cada documento de los grupos seleccionados muestra los usuarios con permiso de leer el documento. Esto es equivalente a decir quiénes son los que tienen copias controladas de los documentos.
• Plantilla: tmpReportECopies.xlsx.
• Copias físicas: Muestra la lista de distribución de copias físicas de los documentos.
• Plantilla: tmpReportPhCopies.xlsx.
• Listas
• Por tipo: Muestra los documentos agrupados por tipo de documento.
• Plantilla: tmpReportType.xlsx.
• Por estado: Muestra los documentos agrupados por estado en que se encuentran.
• Plantilla: tmpReportStatus.xlsx.
• Míos: Muestra los documentos que se encuentran bajo la responsabilidad del usuario actual.
• Plantilla: tmpReportMyDocuments.xlsx.
• Relacionados: Muestra los documentos relacionados con los documentos del usuario actual.
• Plantilla: tmpReportMyDocuments.xlsx.
• Revisión
• Ruta: Muestra la ruta de aprobación de cada documento.
• Plantilla: tmpReportRoutes.xlsx.
• En revisión: Muestra los documentos que esperan por revisión.
• Plantilla: tmpReportToReview.xlsx.
• Por aprobar: Muestra los documentos que esperan por aprobación.
• Plantilla: tmpReportToApproval.xlsx.
• Rechazados: Muestra los documentos rechazados que esperan por corrección.
• Plantilla: tmpReportRejected.xlsx.
• Accesos e impresiones
• Registro: Muestra un listado con los registros de acceso a los documentos de los grupos seleccionados en un determinado período de tiempo.
• Plantilla: tmpReportAccesses.xlsx.
• Estado de consulta: De cada documento (última versión) de los grupos seleccionados muestra quien lo ha abierto y quien falta por consultarlo de los usuarios que tienen permiso de Leer.
• Plantilla: tmpReportDocumentAccess.xlsx.
• Confirmaciones: Muestra una lista de documentos junto con los usuarios que han entendido o no los cambios en las versiones de los documentos.
• Plantilla: tmpReportConfirmations.xlsx
• Impresiones: Muestra un listado de las impresiones de los documentos de los grupos seleccionados en determinado período de tiempo.
• Plantilla: tmpReportPrintings.xlsx.
• Atrasos
• Difusión: Muestran los atrasos en difusión de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedDifusion.xlsx.
• Revisión: Muestran los atrasos en revisión de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedRevision.xlsx.
• Aprobación: Muestran los atrasos en aprobación de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedApprovals.xlsx.
• Vigencia: Muestran los atrasos en actualización de vigencia de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedValidity.xlsx.
• Rechazados: Muestran los atrasos en rechazos de nuevas versiones de los documentos de los grupos seleccionados.
• Plantilla: tmpReportDelayedRejects.xlsx.
• Admin
• Correo: Muestra los registros de emails enviados desde la aplicación.
• Plantilla: tmpReportEmails.xlsx.
• Rastreo: Muestra los registros de rastreo que deja la aplicación cada vez que un usuario hace cambios dentro del sistema.
• Plantilla: tmpReportTracking.xlsx.
• Personalizados: Permite ejecutar un reporte personalizado.