Todas las fuentes de no conformidades conducen al proceso de resolución de problemas que está basado en la metodología de Las Ocho Disciplinas. Cada una de las pestañas de la ventana Problema representa un paso en la resolución del problema.
La información general del problema, hallazgo o no conformidad se registra en esta pestaña.
. Este código se genera tomando el prefijo de problema de la configuración, más el prefijo del grupo del problema, más un número consecutivo.
. Al terminar de introducir la información haga clic en Guardar. Para avanzar el estado del problema haga clic en Guardar y continuar.
Al avanzar el estado se le envía un email al responsable del problema. En caso de caer en recurrencia se envía un email a los usuarios con permiso de recurrencia en el grupo.
El responsable del problema debe alimentar la corrección.
Al terminar de introducir la información haga clic en Guardar. Se envía un email al responsable del problema que por lo general es el mismo usuario que está llenando la corrección. En este caso puede ignorar el mensaje y llenar la siguiente pestaña.
Cuando se desee avanzar el estado del problema, haga clic en Guardar y continuar, o en Continuar si la información ya ha sido guardada.
El responsable del problema debe documentar el análisis de las causas raíces.
La funcionalidad Importar permite cargar automáticamente las Causas raíces y las Acciones correctivas permanentes desde un archivo externo en formato Excel (.xlsx). Esta opción agiliza el proceso de análisis al evitar la captura manual de información.
Ubicar la opción Importar
Cargar el archivo
) el archivo que contiene el plan de acción.Importar información
Verificación de datos importados
El archivo de Excel que se utiliza para importar las causas raíces y las acciones correctivas debe seguir el siguiente formato. La hoja del archivo debe llamarse Action Plan y los encabezados deben estar en la fila 1 por defecto (aunque esta fila puede ser modificada si es necesario).
A continuación, se detalla la relación de columnas y campos:
AffectOthers (Columna H):
Este campo corresponde a una casilla de selección en el sistema.
Priority (Columna P):
Este campo corresponde a una lista desplegable que indica la prioridad.
Este formato asegura que los datos se importen correctamente y se asignen a las pestañas de Causas raíces y Acciones correctivas permanentes de manera automática.
Para crear una nueva causa raíz, haga clic en el botón Nuevo.
Para modificar una causa raíz, haga clic en el botón 
correspondiente.
Se incluyen campos para documentar la metodología de Los cinco ¿Por qué? [3]. El campo Por qué 1 debe responder a la pregunta ¿Por qué ocurrió el problema? El campo Por qué 2 debe responder a la pregunta ¿Por qué ocurrió el Por qué 1? y así sucesivamente hasta llegar a la causa raíz. Es posible que no sea necesario llenar todos los ¿Por qué? para llegar a las causas raíz. Al menos debe existir una causa raíz para poder avanzar el estado del problema.
Para eliminar una causa raíz, haga clic en el botón 
correspondiente.
Al terminar de introducir la información haga clic en Guardar. Para avanzar el estado del problema haga clic en Guardar y continuar o solo en Continuar si la información ya está guardada.
Al avanzar el estado se le envía un email al responsable del problema que por lo general es el mismo usuario que está llenando la causa raíz. En este caso puede ignorar el mensaje y avanzar el estado del problema.
El responsable del problema debe registrar las acciones correctivas permanentes o definitivas que deben eliminar las causas raíces del problema.
Para modificar una acción permanente, haga clic en el botón correspondiente.
. Este código se genera tomando el prefijo de acción correctiva de la configuración, más el prefijo del grupo del problema, más un número consecutivo. Para crear una nueva acción permantente, haga clic en el botón Nuevo.
Para eliminar una acción permantente, haga clic en el botón correspondiente.
Al terminar de introducir la información haga clic en Guardar. Para avanzar el estado del problema haga clic en Guardar y continuar o solo en Continuar si la información ya está guardada.
Al avanzar el estado se les envía un email a los usuarios con permiso de autorizar en el grupo del problema.
Los usuarios con permiso de autorizar en el grupo del problema pueden autorizar las acciones correctivas.
Para autorizar la acción
Para rechazar la acción
Para guardar los cambios sin autorizar o rechazar, haga clic en Guardar.
En caso de que ya exista un usuario que autorizó las acciones del problema, y se desea avanzar el estado del mismo sin cambiar dicho usuario, o la fecha de autorización, haga clic en Guardar y continuar, o Continuar en caso de que ya los cambios estén guardados.
El usuario que registró el problema debe registrar el cierre de la acción. La acción puede ser cerrada también por los usuarios con permiso de autorizar en el grupo del problema.
Al terminar de introducir la información haga clic en Guardar. Para cerrar el problema haga clic en Guardar y cerrar o solo en Cerrar si la información ya está guardada. Una vez cerrado el problema, si las causas no se eliminaron, el sistema da la posibilidad de registrar un nuevo problema como recurrente.
Al cerrar el problema se le envía un mensaje de notificación al responsable del problema.
Si se tiene documentación extra de para el problema se puede agregar como documentos en forma de archivos al registro de la inspección. Para más información ver sección Documentos relacionados.
Se muestra la información registrada en los campos personalizados del problema. Para modificar el valor de un campo introduzca el valor en la celda correspondiente. Para más información ver sección Campos personalizados.
Sólo se permite registrar problemas a aquellos usuarios que tengan permiso Problema en un grupo. Por ejemplo, los auditores internos deben tener permiso Problema.
Los usuarios que tengan permiso de edición en el grupo del problema podrán modificar la información del mismo.
El estado del problema tiene una dirección de avance, desde el estado de Creación, pasando por Corrección, Causas raíces, Acciones permanentes, Autorización y terminando en Cierre.
Usualmente solo se debe modificar o llenar el estado del actual del problema, asumiendo que los estados anteriores ya están completados. No obstante, los usuarios que tienen permiso de edición en el grupo del problema pueden corregir datos de estados anteriores. Para ello, se puede ir a la pestaña correspondiente, aplicar la corrección y hacer clic en Guardar. Cuando esto sucede el sistema preguntará si desea retroceder el estado del problema al correspondiente a la pestaña donde acaba de hacer los cambios. De responder que No, se hace efectiva la corrección sin perder el estado actual del problema. De responder Sí, el estado del problema es atrasado al correspondiente a la pestaña donde se hizo la corrección. Una vez atrasado el estado del problema, es necesario pasar nuevamente de forma consecutiva por todos los estados posteriores.