Auditorías

La serie de normas ISO 9000 [2], resalta la importancia de la auditoría de calidad como la herramienta clave para alcanzar los objetivos establecidos por la compañía en el marco de su política general. Es importante establecer claramente cuáles son los objetivos de la auditoría. Las auditorías se realizan generalmente para conseguir uno o varios de los objetivos siguientes: 

• Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de calidad con los requisitos especificados. 
• Determinar la eficacia del sistema de calidad implantado para alcanzar los objetivos de calidad especificados. 
• Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema de calidad.

Para acceder a las auditorías haga clic en Auditorías del grupo Sistemas de mejoras de la pestaña Inicio de la cinta de opciones.

Pestaña General

La información general de la auditoria se registra en esta pestaña.

• Código: Código o clave de la auditoría. Para asignar un código automático haga clic en  . Este código se genera tomando el prefijo de auditoría de la configuración, más el prefijo del grupo de la auditoría, más un número consecutivo.
• Grupo: Grupo con el que se relaciona la auditoría. 
• Tipo: Tipo de auditoría (por ejemplo: Interna, Externa, etc.). 
• Categoría: Categoría de la auditoría (por ejemplo: De procesos, De producto, etc.). 
• Fecha de inicio: Fecha de inicio de la auditoría. 
• Fecha de fin: Fecha final de la auditoría.
• Ubicación: Lugar donde se realiza la auditoría (por ejemplo: Departamento de mantenimiento). 
• Objetivo: Objetivo de la auditoría. 
• Procesos: Procesos que se auditan. 
• Documentos: Códigos de los documentos que participan en la auditoría.

Pestaña Equipo auditor

En esta pestaña se registra el equipo que realizará la auditoría.

Para registrar un miembro del equipo auditor.

1. Haga clic en Agregar.
2. Introduzca el nombre del auditor en el campo Nombre. Seleccione la función dentro del equipo (Auditor o Auditor líder) en el campo Función. Describa si el miembro del equipo tendrá alguna responsabilidad especial en el proceso de auditoría, por ejemplo, Auditor en entrenamiento, en el campo Responsabilidad.
3. Haga clic en Guardar.

Para eliminar un miembro del equipo auditor

1. Haga clic en el botón  correspondiente.

Pestaña Lista de chequeo

Aquí se introducen las preguntas que aparecen en la lista de chequeo o verificación de la auditoría.

Para agregar preguntas a la lista de chequeo 

1. Haga clic en Agregar. Se abre la ventana de selección de Cuestionarios. 
2. Haga clic en el sistema de gestión que corresponde a la auditoría. 
3. Seleccione los cuestionarios que formarán parte de la auditoría. 
4. Haga clic en Aceptar. 

Para modificar una pregunta  

1. Haga clic en el botón  correspondiente.

Para eliminar una pregunta de la lista de chequeo, haga clic en el botón  correspondiente.

Pestaña Involucrados

En esta pestaña se definen los usuarios involucrados en la auditoría. El objetivo de esto es mantener informados a uno o varios usuarios de los cambios que se registren en la auditoría. 

Para agregar involucrados haga clic en Agregar.

Para quitar un usuarios involucrado, haga clic en el botón  correspondiente.

Pestaña Hallazgos

Una vez que se realiza la auditoría y se detectan hallazgos o problemas, éstos se registran en la pestaña Hallazgos.

Para agregar un hallazgo

1. Haga clic en Agregar. 
2. Introduzca la información del problema. Para más información ver la sección Resolución de problemas.

Para modificar un hallazgo 

1. Haga clic en el botón  correspondiente. 
2. Modifique la información. Para más información ver la sección Resolución de problemas.

Para eliminar un hallazgo, haga clic en el botón  correspondiente.

Pestaña Documentos

La información que se registra en las pestañas debe ser suficiente para el plan de auditoría. Sin embargo, en caso que se necesite información adicional documentada existe la posibilidad de agregar archivos al registro de la auditoría. Para más información ver la sección Documentos relacionados.

Pestaña Personalizados

Se muestra la información registrada en los campos personalizados de auditoría. Para modificar el valor de un campo introduzca el valor en la celda correspondiente. Para más información vea la sección Campos personalizados.

Funcionalidades generales

Para registrar una nueva auditoría 

1. Haga clic en Nuevo. 
2. Introduzca la información de la auditoría. 
3. Haga clic en Guardar. 

Para modificar la información de una auditoría 

1. Seleccione la auditoría. 
2. Modifique la información. 
3. Haga clic en Guardar. 

Para eliminar un o varias auditoría, haga clic en el botón  correspondiente. 

Para enviar un email a todos los involucrados con la información de la auditoría haga clic en botón  correspondiente.  

Para emitir un reporte de la auditoría haga clic en el botón  correspondiente. 

Para emitir un reporte con todas las auditorías haga clic en Reporte.