Tablas personalizadas

La funcionalidad de "Tablas Personalizadas" es una herramienta que le permite crear y gestionar tablas personalizadas en la base de datos. Estas tablas son un recurso valioso para almacenar información adicional que puede ser utilizada durante la ejecución de sus procesos. En esta sección, aprenderá cómo aprovechar al máximo esta característica para mejorar la eficiencia y la calidad de sus operaciones.

¿Qué son las Tablas Personalizadas?

Las Tablas Personalizadas son espacios de almacenamiento flexibles dentro de su sistema QPROCESS que le permiten definir y mantener datos específicos para su organización. Estas tablas se diseñan para capturar información que se ajusten perfectamente a sus necesidades. Al crear una tabla personalizada, debe especificar la siguiente información:

En la pestaña General

• Nombre: Nombre descriptivo a su tabla personalizada para identificarla fácilmente.
• Descripción: Breve descripción que explique el propósito y la utilidad de la tabla personalizada.
• Plantilla de reporte de un elemento: Cargue un archivo de Excel que servirá como plantilla para mostrar un solo registro de la tabla. Esto puede ser útil para visualizar detalles específicos de un elemento.
• Plantilla de reporte de lista de elementos: Cargue un archivo de Excel que actuará como plantilla para mostrar varios registros de la tabla de manera conjunta. Esto facilita la visualización de una lista de elementos almacenados en la tabla.

En la pestaña Campos se crean los campos de la tabla, en uno se especifica la siguiente información

• Nombre: Nombre descriptivo a su tabla personalizada para identificarla fácilmente.
• Tipo: Establece la forma de capturar el dato que se almacena en el campo.
• Descripción: Breve descripción del campo.
• Valor por defecto: Valor por defecto que toma el campo al crearse un nuevo registro en la tabla.
• Placeholder: Código utilizado en elementos de entrada de formulario para proporcionar una sugerencia o ejemplo de lo que se espera que el usuario ingrese en ese espacio
• Mostrar descripción: Indica si se muestra la descripción del campo al momento de alimentar un registro en la tabla.
• Solo lectura: Indica si se puede modificar el valor del campo o es de solo lectura.
• Requerido: Indica si es obligatorio llenar el campo.
• Único: Indica si en la tabla se pueden repetir valores en el campo.    

¿Por qué usar Tablas Personalizadas?

Las Tablas Personalizadas son una herramienta versátil que puede ser aplicada en una variedad de situaciones. Aquí hay algunos ejemplos de cómo pueden mejorar sus procesos de negocio:

1. Gestión de Proveedores: Un proceso de inspección de materiales, puede usar una tabla personalizada que almacene información detallada de todos los proveedores que suministran materiales a su organización. Esto elimina la necesidad de ingresar repetidamente la misma información y permite un acceso rápido durante la ejecución del proceso.
2. Seguimiento de Clientes: Si realiza un seguimiento regular de los clientes y sus interacciones, puede utilizar una tabla personalizada para registrar datos como historiales de contacto, solicitudes de soporte o comentarios. Esto garantiza que tenga toda la información relevante al alcance de la mano.
3. Registro de Activos: En el contexto de la gestión de activos, las tablas personalizadas pueden ser utilizadas para mantener un inventario detallado de equipos, vehículos o propiedades. Puede incluir información como la fecha de compra, el estado de mantenimiento y los costos asociados.
4. Proyectos Específicos: Si su organización maneja proyectos específicos que requieren información única, puede crear tablas personalizadas para cada proyecto. Esto le permite personalizar la forma en que se captura y muestra la información relevante para cada proyecto en particular.

Cómo Utilizar Tablas Personalizadas

1.       Creación: Para crear una tabla personalizada, navegue hasta la pestaña "Tablas Personalizadas" en la vista Configuración.

1.1.    Haga clic en Nuevo.

1.2.    Alimente Nombre (obligatorio), Descripción y cargue las plantillas de reporte.

1.3.    Haga clic en Guardar.

1.4.    Haga clic en la Pestaña Campos.

1.5.    Para agregar cada uno de los campos de la tabla haga clic en Agregar, Alimente la información del campo, haga clic en Guardar y finalmente haga clic en (X) para cerrar la vista del campo.

2.       Clonación de tabla: Para clonar una tabla existente haga clic en el botón Clonar de la tabla. Alimente el nombre de la nueva tabla e indique si la nueva tabla contiene solamente el esquema (campos) de la tabla clonada o  Esquema y datos (incluye los registros guardados en la tabla).

3.       Gestión de Datos: Una vez creada la tabla personalizada, puede comenzar a ingresar y gestionar datos. Agregue registros individualmente o importe datos desde fuentes externas según sea necesario. Para acceder a los registros de una tabla personalizada, desde la vista principal de QPROCESS

3.1.    Haga clic en Inicio.

3.2.    En el grupo Tablas personalizadas, despliegue el cuadro combinado, seleccione la tabla por su nombre.

3.3.    Haga clic en Abrir.

4.       Uso en Procesos: Durante la ejecución de sus procesos de negocio, puede acceder a la información almacenada en las tablas personalizadas para tomar decisiones informadas y realizar acciones específicas como lectura, actualización e inserción de registros, mediante el uso de variables de tipo Base de datos y de elemento de proceso de Operaciones con base de datos.

5.       Generación de Informes: Utilice las plantillas de informes asociadas para crear informes personalizados basados en los datos de la tabla. Esto facilita la visualización y el análisis de la información almacenada.